|
U voert succesvol debiteurenbeheer als de
debiteurenpost ten opzichte van uw omzet zo laag mogelijk is. Met andere
woorden, als de facturen op tijd en in hun geheel worden betaald.
Niet betalen komt vaker voor dan u misschien
denkt. In Nederland wordt jaarlijks miljarden op debiteuren afgeschreven, de
liquiditeitsproblemen die door langzame betalers worden veroorzaakt buiten
beschouwing gelaten. Eenderde van alle facturen wordt binnen de gestelde
betalingstermijn daadwerkelijk betaald. De redenen van de klant om niet te
betalen of te laat te betalen hoeven overigens niet alleen voort te komen uit
financiële problemen of kwade opzet. Ook een slordige administratie of zakelijke
geschillen kunnen de oorzaak van geen of een te late betaling zijn.
Wat
is goed debiteurenbeheer?
Goed debiteurenbeheer begint natuurlijk in het bedrijf zelf. Wanneer u op de
factuur heeft vermeld om binnen twee weken te betalen, dan kunt u niet pas na
een maand gaan kijken of er daadwerkelijk is betaald. Een optimale beheersing
van de debiteurenpost is mogelijk door uw administratie terdege bij te houden;
een kredietverzekering aan te houden of een extern bureau in te schakelen.
Daarbij kunt u denken aan een incassokantoor, maar ook een deurwaarder– of een
advocatenkantoor kunnen opties zijn. Factoring is een andere mogelijkheid. Goed
debiteurenbeheer begint al bij het wel of niet accepteren van nieuwe debiteuren.
Uw
debiteur is tevens uw klant
Het eeuwige dilemma waar
u zich mee geconfronteerd ziet, is het in stand houden van de zorgvuldig
opgebouwde relatie. Een debiteur is in de eerste plaats een klant die voor omzet
zorgt. Omzet die u niet graag ziet wegvallen. Aan de andere kant wilt u dat uw
klanten op tijd betalen. U zult uw klanten derhalve soms aan moeten spreken op
hun betalingsgedrag. Debiteurenbeheer is meer dan het achter de broek aan zitten
van trage betalers.
Het is in de eerste plaats het stroomlijnen van
uw debiteurenadministratie, variërend van de orderbon en het formuleren van de
betalingscondities en algemene leveringsvoorwaarden, tot het inboeken van de
ontvangen factuurbedragen. U moet vooral niet de angst hebben, dat u uw klant
voor zijn kop stoot door te informeren naar een betaling. Zeker hier geldt:
'zachte heelmeesters maken stinkende wonden'. Een slecht betalende klant zal u
steeds langer laten wachten op uw geld, want zo gaan die dingen. Als u klanten
vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een
teken dat u uw organisatie strak in de hand heeft: het is een kwaliteitswaarmerk
voor uw organisatie.
Zelf structureren
Structuur aanbrengen in het debiteurenbeheer begint bij het opmaken van de
factuur. De factuur is het begin van de communicatie in debiteurenbeheer.
Een factuur dient stellig en duidelijk te zijn.
Factuurnummer, datum en omschrijving van het geleverde mogen nooit ontbreken.
Richt uw factuur aan de juiste persoon.
Ook een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden
kan de factuur kracht bijzetten: wat zijn de gevolgen voor de debiteur als hij
niet betaalt? Wanneer u zelf geen voorwaarden hebt, kunt u verwijzen naar de
Algemene Voorwaarden van de desbetreffende branche.
De factuur moet op tijd en snel worden verstuurd.
Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe later wordt betaald. Anders gezegd,
hoe jonger de factuur, hoe lager het percentage dat niet zal worden betaald. Ook
bij debiteurenbeheer geldt dat gedrag wordt gekopieerd.
Wordt de factuur niet op tijd betaald, stuur dan
een herinnering. Stuur geen eerste herinnering, omdat de debiteur dan wacht op
een tweede. Hetzelfde geldt voor aanmaningen. De meeste bedrijven hebben een
debiteurenbeheercyclus van ongeveer 60 dagen: na 30 dagen volgt een herinnering;
14 dagen na de herinnering volgt de aanmaning.
Bijzondere aandacht in de debiteurenbeheercyclus
verdient de omgang met of het gebruik van de telefoon. Het is het, mits goed
gebruikt, eerste en een succesvol instrument in het proces van debiteurenbeheer.
De betalingstermijn
verloopt: een stappenplan met voorbeelddocumenten
Als een klant niet
binnen de betalingstermijn betaalt, begint u vanzelfsprekend met een
betalingsherinnering. U stuurt uw debiteur een kort briefje, waarin u verzoekt
het verschuldigde factuurbedrag binnen acht dagen te betalen.
Betalingsherinnering
Betaalt uw klant nog steeds niet, dan stuurt u nogmaals een herinnering.
Daarnaast gaat u bellen. Als u belt vraagt u, indien mogelijk, naar de
debiteurenadministratie, niet naar uw vaste contactpersoon.
Alle contacten die u heeft houdt u bij in een overzicht: brieven, telefoontjes,
toezeggingen (om te betalen of terug te bellen).
Heeft u drie weken na het versturen van de eerste herinnering nog steeds geen
betaling ontvangen, dan stuurt u een sommatie met ingebrekestelling. Dit laatste
moet u met vette letters in de kop van uw brief plaatsen.
Heeft zelfs de ingebrekestelling geen effect, dan adviseren wij u de zaak ter
incasso uit handen te geven. Een alternatief voor de incassoprocedure is het
treffen van een betalingsregeling.
Een betalingsregeling
Het kan zijn dat uw klant tijdelijk krap bij kas is. Wanneer uw klant zelf
aangeeft dat hij graag wil betalen, maar over onvoldoende middelen beschikt,
kunt u hem een betalingsregeling voorstellen. Om te kijken of uw klant van goede
wil is, spreekt u af, dat hij zijn eerste termijn per ommegaande voldoet. U kunt
gerust een dag voor het verstrijken van de eerstkomende betaling opbellen om uw
klant aan zijn verplichtingen te herinneren. Per slot van rekening verleent u
hem een gunst. U bevestigt de betalingsregeling schriftelijk aan uw klant.
Debiteurenbeheer:
wel of niet uitbesteden?
Of debiteurenbeheer wel of niet wordt uitbesteed is afhankelijk van uw
debiteurenportefeuille. Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven het in
eigen beheer kunnen doen, voor middelgrote bedrijven geldt dat ze het beter
kunnen uitbesteden.
Wel uitbesteden
Veel bedrijven focussen zich op de wanbetaler. Daardoor verslapt de aandacht
naar de goede betaler. Een extern bedrijf inschakelen bespaart op de eerste
plaats energie en ergernis. Wanneer u besluit debiteurenbeheer uit te besteden,
haalt u vakmensen in huis. Een belangrijk argument vóór het uitbesteden van
debiteurenbeheer is dat een vreemde doorgaans meer gezag kan uitoefenen. Vreemde
ogen dwingen. Voor een buitenstaander is het immers veel eenvoudiger om
debiteuren aan te spreken dan voor u: een ondernemer heeft met zijn debiteur
mogelijk al jarenlang een relatie.
Wel uitbesteden: dienstverlenende bedrijven
Bedrijven die een dienst verlenen moeten beslist actief debiteurenbeheer te
voeren. Immers, het geleverde is niet tastbaar. De kwaliteit van het geleverde
is klachtengevoelig en in het verlengde daarvan gevoeliger voor betwistingen van
een vordering. Dienstverleners moeten dan ook zeer actief debiteurenbeheer
voeren om eventuele klachten direct te vernemen en daardoor betwistingen in de
kiem te smoren. De snelheid van betaling van producten en diensten door een
bedrijf in moeilijkheden zal afhangen van de bedreiging voor het voortbestaan
van de organisatie. Een transporteur zal zijn brandstofleverancier altijd op
tijd betalen en de betaling van reclame-uitingen (waarvan het directe resultaat
onbekend is) zo lang mogelijk rekken.
Niet uitbesteden
Als een kleine ondernemer het debiteurenbeheer niet uitbesteedt, maar in het
eigen bedrijf doet, dan moet er een persoon zijn die daarvoor verantwoordelijk
is met duidelijke doelstellingen. Structuur aanbrengen in uw debiteurenbeheer is
noodzakelijk, want structurering voorkomt lastige beslissingen. Het mkb is vaak
beter af met uitgekiende op het bedrijf afgestemde modules voor debiteurenbeheer
en creditmanagement. Veel incassobureaus leveren op maat gemaakte trainingen op
het gebied van telefonische communicatie; communicatietechnieken en omgang met
debiteuren.
Het verkrijgen van
informatie over kredietwaardigheid en betalingsgedrag
Er zijn verschillende manieren om aan informatie te komen over uw klanten:
NV Databank van de Kamers van Koophandel en Fabrieken: Via KvK Online Nederland
kunt u de meest elementaire informatie over ondernemingen krijgen. De gegevens
zijn afkomstig uit de officiele KvK-registers. Naast uitrekselgegevens kunt u
beschikken over informatie uit alle gedeponeerde jaarcijfers en zijn een
faillissement of surseance van betaling geregistreerd.
Het
Bureau Kredietregistratie
in Tiel heeft sinds kort een eigen website, met algemene informatie over de
regels en wie wel en niet informatie kunnen aanvragen. Ook de wettelijke regels
met betrekking tot privacy zijn hier te checken.
Handelsinformatiebureaus verstrekken informatie
over het functioneren van bedrijven. Dun & Bradstreet en Graydon zijn de
marktleiders. Naast een derde grote aanbieder, I.S. Nederland, bestaat de markt
uit kleine bureaus. D&B en Graydon beheren uitgebreide (internationale)
databases met bedrijfsgegevens, zoals gepubliceerde jaarcijfers, omzetcijfers en
betalingsgedrag.
Hoe herkent u de
malafide debiteur?
Kunt u wanbetalers op voorhand herkennen? Het antwoord is ja. Een dubieuze
debiteur kan men in een vroeg stadium herkennen. Daarbij dient u wel een
onderscheid te maken in bestaande relaties en nieuwe afnemers.
Bestaande relaties
Een dubieuze maar bestaande debiteur vertoont afwijkend betalingsgedrag. Hij zal
bijvoorbeeld plotseling in termijnen gaan betalen of langzamer dan eerst. Een
ander signaal is mogelijk een veranderend aanschafpatroon. Niet alleen minder
aanschaffen, ook het plaatsen van meer orders hoeft niet positief te zijn.
Andere signalen waar u alert op kunt zijn:
U krijgt de contactpersoon nooit te pakken;
Facturen, herinneringen en aanmaningen worden geretourneerd;
Een afgesloten telefoon.
Nieuwe afnemers
Bij nieuwe klanten moet u er alert op zijn als de afnemer uit een onverwachte
geografische hoek komt Of, uiteraard, een beruchte branche. Ook bij een nieuwe
afnemer kan een abnormaal grote order een signaal zijn.
Ook jaarcijfers kunnen een middel zijn om de malafide debiteur te herkennen.
Wanneer meerdere jaren naast elkaar worden gelegd en met elkaar worden
vergeleken kan dat inzicht verschaffen in de verhouding tussen het vreemde en
het eigen vermogen.
Hoe pak je de
malafide debiteur aan?
De middelen die u tot uw beschikking kunt hebben om een malafide debiteur aan te
pakken zijn veelzijdig. Op de eerste plaats begint goed debiteurenbeheer – en
dus het aanpakken van malafide debiteuren – al bij uzelf. Strak debiteurenbeheer
heeft ook een opvoedkundige werking.
Bij nieuwe debiteuren kunt u van te voren
informatie opvragen voordat er zaken worden gedaan. Voorinformatie is belangrijk
en noodzakelijk. Wanneer u ondanks strak en consequent debiteurenbeheer toch te
maken heeft met wanbetalers dan kunt een incassobureau inschakelen.
Laatste stap in
debiteurenbeheer: het incassobureau
Debiteurenbeheer is debiteurenbehoud. Kleinere ondernemingen zijn vaak bevreesd
om een debiteur stringent aan te pakken uit angst voor klantverlies. Het
inschakelen van een incassobureau wordt door veel ondernemers gezien als laatste
redmiddel. Toch is het tijdig inschakelen van een incassobureau een prima aanpak
om malafide debiteuren aan te pakken. Het laten incasseren van een vordering
betekent niet dat de relatie verbroken is. Het overgrote deel van de relaties
blijft intact. Een gerenommeerd incassobureau brengt op de eerste plaats een
schrikeffect teweeg. Op de tweede plaats wordt een incassobureau ook als
intermediair gezien. Tijdens het incassoproces komt de andere kant van het
verhaal naar boven. Het verweer van de debiteur wordt in veel gevallen
duidelijk.
De kosten van
incassobureaus
De kosten zijn een belangrijk aspect in het gehele incassotraject. Er is een
verschil tussen minnelijke incasso (zonder tussenkomst van de rechter) en
juridische incasso (met tussenkomst van de rechter). In beginsel komen de
incassokosten en de eventuele proceskosten voor rekening van de debiteur.
Wanneer deze echter bijvoorbeeld failliet gaat, dan zijn de kosten voor u. Aan
een minnelijke incasso kunt u meer geld overhouden dan het feitelijke
factuurbedrag, omdat de debiteur immers verplicht is u én de rente te betalen
vanaf de vervaldag van de betaling én de haar in rekening gebrachte
incassokosten.
De kosten voor het inhuren van een incassobureau
verschillen per bureau. Het hangt helemaal van uw contract met het incassobureau
af, wat u voor de diensten van het bureau betaalt. Ga daarom bij verschillende
bueraus te rade voordat u in zee gaat met een bureau.
De kruisbetaling
Het komt voor dat uw debiteur bijna onmiddellijk na het uit handen geven van de
vordering betaalt. Het is dan de vraag of de betaling al onderweg was, of dat de
debiteur naar aanleiding van de incassoprocedure betaalt. In de regel berekent
een incassobureau u in een dergelijk geval geen provisie en gaat men er van uit
dat de betaling en de brief van het incassobureau elkaar hebben gekruist.
De incassoprocedure heeft geen succes. Toch betalen?
Bij bijna alle incassobureaus betaalt u geen provisie als uw debiteur blijvend
in gebreke blijft. Toch is het mogelijk dat u geld kwijt bent, zonder dat de
incassoprocedure succes heeft. Dit is het geval als er speciale kosten zijn
gemaakt, zoals ingeschakelde derden (deurwaarder, handelsinformatiebureau) en
niet verhaalde proces- en executiekosten. Dit overkomt u bijvoorbeeld, als de
crediteur failliet gaat nadat u de betaling via de rechter heeft proberen af te
dwingen. Een goed incassobureau wijst u op deze risico's en zal samen met u een
afweging maken of het zinvol is de incasso voort te zetten.
Manieren waarop u
uw vordering kunt beschermen
De wetgever heeft u een aantal rechtsmiddelen ter beschikking gesteld om verhaal
te halen. Onderstaand zijn een aantal beschreven. Wij raden u aan eerst met uw
juridisch adviseur te overleggen.
Eigendomsvoorbehoud
U kunt bedingen dat het eigendom van de zaken die u levert pas na betaling van
eigenaar veranderen. U moet exact kunnen aangeven wat u heeft geleverd. Dat is
bijvoorbeeld onmogelijk als u samen met andere leveranciers dezelfde grondstof
aflevert, bijvoorbeeld meel bij een bakkerij. Het eigendomsvoorbehoud heeft als
nadeel dat u de goederen die derden te goeder trouw van de schuldenaar hebben
gekocht niet terug kunt krijgen.
Stil pandrecht
Uw klant kan niet meteen betalen, maar heeft wel een vordering op een derde. U
kunt uw klant vragen zijn vordering aan u over te dragen. Dit kan zonder dat de
derde partij op de hoogte is van de verpanding van de vordering: de stille
verpanding. Als uw klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, kunt u de
derde rechtstreeks aanspreken op betaling van diens schuld. Stille verpanding
vindt plaats door middel van een authentieke notariele akte of geregistreerde
onderhandse akte. De onderhandse akte moet bij de Belastingdienst worden
geregistreerd. De stille verpanding wordt bijvoorbeeld gebruikt door banken en
factoring-maatschappijen.
Opschorting
Als u een opeisbare vordering heeft op uw klant, kunt u de nakoming van uw eigen
verplichtingen opschorten tot deze uw vordering heeft voldaan. Het hangt van de
omstandigheden van het geval af of u uw verplichtingen op mag schorten. De
opschorting werkt zeer effectief als uw debiteur niets heeft aan een onvolledige
nakoming. Speciale vormen van opschorting zijn de Exceptio Non Adempleti
Contractus en het retentierecht. De exceptio houdt kort gezegd in dat u met het
nakomen van uw verplichting mag wachten tot uw klant zijn verplichting nakomt.
Het retentierecht houdt in dat de schuldeiser zijn leveringsplicht mag
opschorten totdat de schuldenaar zijn verplichting heeft voldaan. Als u iets
repareert, hoeft u dit bijvoorbeeld pas terug te geven na betaling.
Verrekening
Wanneer u zelf een schuld heeft openstaan bij uw debiteur, dan mag u deze schuld
in principe verrekenen met uw eigen vordering. U kunt niet zonder meer altijd
verrekenen. Als de debiteur de vordering betwist, is het niet toegestaan deze te
verrekenen.
Recht van reclame
U kunt een zaak die u aan uw debiteur heeft afgeleverd terugvorderen als de
koopsom niet is betaald. Dit moet door middel van een schriftelijke verklaring.
Het recht van reclame geldt ook bij faillissement en surseance van betaling.
Wacht niet te lang, de wetgever stelt een termijn van zes weken na opeisbaarheid
van de vordering.
Beslag
De wet kent twee vormen waarop beslag kan worden gelegd. Dit kan overigens op
alle vermogensbestanddelen van de debiteur.
Conservatoir beslag:
Als u uw vordering tijdig in veiligheid wilt brengen, kunt u vooraf conservatoir
beslag leggen. Dit kan alleen met toestemming van de rechter, gevolgd door een
gerechtelijke procedure over de vordering. Bij een derdenbeslag legt u beslag op
tegoeden die uw debiteur heeft op anderen. Dat kan zijn bank zijn, als hij daar
een positief banksaldo heeft. Maar in veel gevallen is het positieve saldo
afgedekt door een bankkrediet. U kunt ook beslag leggen op vorderingen of
goederen die uw debiteur bij zijn klanten heeft. Drijft uw debiteur een
eenmanszaak of VoF, dan kunt u beslag leggen op privé-tegoeden.
Executoriaal beslag:
Kan worden gelegd indien de debiteur niet betaald binnen de termijn die de
rechter hem in een vonnis oplegt.
Factoring:
uw facturen worden voorgefinancierd
Heeft u een groot debiteurenbestand en grote bedragen uitstaan, dan dreigt een
liquiditeitstekort. Een factoringmaatschappij is - uiteraard onder bepaalde
voorwaarden - bereid uw vorderingen over te nemen. De factoringmaatschappij
betaalt u een voorschot op de uitstaande facturen. Ze vraagt daar een bepaald
percentage van het aan u uitbetaalde bedrag voor terug.
Kredietverzekering: de branche is in beweging
Ondernemen is niet zonder risico. U heeft een flinke strop als een klant
blijvend in gebreke blijft met zijn betaling. U kunt zich hier tegen verzekeren
bij een aantal kredietverzekeraars. Atradius, voorheen Gerling NCM, is zonder
twijfel de bekendste. De concurrentie komt van Cobac uit Den Bosch en Namur in
Breda. Deze kredietverzekeraars maken deel uit van internationale netwerken.
Door de komst van deze aanbieders staan de premies voor
(export)kredietverzekeringen onder druk. Cobac heeft een speciale MKB-polis voor
bedrijven tot 2 miljoen euro omzet. Ook Atraduis heeft een aparte MKB-polis, een
sterk vereenvoudigde polis voor de kleinzakelijke ondernemer geïntroduceerd.
U dient de kredietverzekeraar te melden als uw
afnemer niet betaalt. Blijft uw klant ondanks een herinneringsbrief en aanmaning
in gebreke, dan verzorgt de kredietverzekeraar de incasso. U heeft schade als uw
klant in surseance van betaling verkeert of failliet wordt verklaard. Is de
factuur zes maanden na vervaldatum nog steeds niet betaalt, dan krijgt u
eveneens een schade-uitkering.
Liever rechtsbijstand
Veel ondernemers spelen liever op zeker. Juridische gevechten behoren niet tot
de normale activiteiten van een ondernemer. Maar soms is een conflict niet te
voorkomen en gaan partijen naar de rechtszaal. De rechtsbijstandverzekering voor
bedrijven helpt u in geval van juridische conflicten. In eerste instantie gaat
het dan om telefonisch advies van de verzekeraar. Bij ingewikkelde zaken waar
bezwaarschriften, verdediging in de rechtszaal en rechterlijke uitspraken een
rol gaan spelen, nemen de juristen van de verzekeraar u het werk uit handen.
Vaak zorgen zij ook voor de afwikkeling van alle procedures. Daarbij dienen zij
uiteraard regelmatig met u te overleggen.
Voor de zogenoemde externe kosten, bijvoorbeeld
de proceskosten hanteren de meeste verzekeraars een maximale dekkingsgrens van €
25.000,-.
Hoewel elke polis verschillend is (en u de voorwaarden en kleine lettertjes goed
moet lezen), dekken de meeste bedrijfsrechtsbijstandverzekeringen het volgende:
Geschillen met de overheid: bijvoorbeeld bezwaar tegen vergunningen en
bestemmingsplannen;
Geschillen bij contracten: als u onenigheid krijgt met uw contractpartner over
de uitvoering van een overeenkomst tot koop, verkoop, huur, opdrachtverlening
e.d.;
Schade verhalen: als u schade lijdt, waarvoor een ander aansprakelijk is en u
wilt deze schade verhalen, dan kunt rechtsbijstand krijgen;
Strafrechtzaken: als u juridisch wordt vervolgd, dan bent u verzekerd voor
juridische bijstand; als u de zaak kan afkopen, geldt vaak een uitsluiting;
Toepassing van sociale wetten: als u het niet eens bent met uitvoering van
sociale wetten (bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie), kunt u bijstand krijgen
voor dit geschil;
Arbeidsgeschillen: conflicten over loon, ontslag e.d.;
Burenrecht en erfdienstbaarheden: deze zaken hebben betrekking op uw
bedrijfspand en de daarbij behorende grond, bijvoorbeeld recht op overpad en
plaatsing van afrasteringen;
Ruilverkaveling: bijstand bij geschillen over ruilverkaveling; dit heeft meestal
betrekking op agrarische bedrijven.
Of een rechtsbijstandverzekering verstandig is, hangt af van uw persoonlijke
situatie. Heeft u zelden of nooit te maken met gerechtelijke procedures, dan is
het meestal goedkoper zelf het risico te dragen voor eventuele juridische
kosten.
U
bent uw geld voorgoed kwijt: vraag de omzetbelasting terug!
In sommige gevallen helpt procederen ook niet meer. Als er geen
verhaalsmogelijkheden zijn kost het u alleen maar een behoorlijke som geld. Het
kan dat uw debiteur met de noorderzon is verdwenen, dat hij zijn activiteiten in
een andere onderneming voortzet of aan de rand van een faillissement bungelt. U
moet met uw adviseur van geval tot geval beoordelen of procederen zinvol is.
Soms moet u zich neerleggen bij het omzetverlies. Het omzetverlies kunt u gewoon
verwerken in uw administratie. Voor de btw kunt u een verzoek tot teruggaaf
indienen bij de aangifte van uw omzetbelasting.
U kunt uw btw terug vragen in de volgende
gevallen:
Het bericht van de curator dat u opgenomen bent op de lijst van crediteuren en
dat 'geen uitkering valt te verwachten'.
Het verstrijken van een tijdspanne van twee jaar vanaf de factuurdatum. U moet
een kopie van uw factuur meesturen. De Belastingdienst zal voor het btw-bedrag
een aanslag opleggen bij de debiteur.
Het kan dat u al eerder weet dat het bedrag niet binnen
zal komen. Bijvoorbeeld als uw debiteur voor een aantal jaren in de gevangenis
zit. U moet voldoende aannemelijk kunnen maken dat u naar uw geld kunt fluiten.
Voor
meer informatie kunt u terecht bij a.p.scheltinga organisatieadvies |
managementondersteuning.
(Bron:
www.dezaak.nl,
bijgewerkt februari 2010)
 
|
