|
Wanneer
u een nieuwe werknemer aanneemt, moet hij u zijn persoonsgegevens verstrekken.
Dit klinkt eenvoudig, maar blijkt het in de praktijk niet altijd te zijn. Waar
moet u op letten?
De
identificatieplicht
De
Wet op de Identificatieplicht (WID) verplicht werkgevers om de identiteit van
een (tijdelijke) werknemer vast te stellen voor die begint met werken. De
identificatieplicht houdt meer in dan dat een werknemer zijn paspoort of
identiteitsbewijs moet laten zien bij zijn nieuwe werkgever. Dit geldt voor
iedere werknemer boven de twaalf jaar. Als werkgever bent u verplicht de
documenten te verifiëren en een kopie van het origineel te bewaren bij uw
loonadministratie, tenzij u toestemming heeft van de Belastingdienst én het UWV
om die kopie elders te bewaren.
De
WID is ingevoerd om de volgende misdrijven en overtredingen beter te kunnen
bestrijden:
Welke
gegevens?
U
heeft recht op de volgende gegevens:
Als
geldig identiteitsbewijs wordt
beschouwd:
-
een
geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
-
een
geldig paspoort of Europese identiteitskaart van een van de EER-landen (EU +
Noorwegen, IJsland en Liechtenstein)
-
een
geldig paspoort van een land buiten de EER dat voorzien is van een geldige
sticker voor verblijfsaantekeningen
-
een
paspoort van een niet EER-land mét verblijfsvergunning
-
een
vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
-
een
diplomatiek of dienstpaspoort
-
een
geldig verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV
-
een
zogenaamd W-document voor asielzoekers
LET
OP: een rijbewijs geldt bij indiensttreding niet als geldig
identiteitsbewijs, omdat er niets over de nationaliteit en verblijfsstatus op
staat. In andere situaties (bijvoorbeeld controles) is een rijbewijs wel een
geldig legitimatiebewijs. Het Burgerservicenummer (sofinummer) geldt ook niet
als verificatie van de identiteit, maar een puur administratief gegeven dat niet
geldt bij controles. Uw werknemer moet dit nummer bij indiensttreding aan u
verstrekken.
Surf
voor meer informatie over de uitgebreide identificatieplicht naar de website van
het Ministerie van Justitie.
Maak
een kopie van alle bladzijden van het document waarop informatie staat over de
persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en dergelijke. De kopie van
het identiteitsbewijs moet u bewaren tot tenminste vijf jaar na het einde van
het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.
TIP:
scan het document en sla het digitaal op, dan kunt u het later gedetailleerd
(vergroot en in kleur!) bekijken en eventueel als bewijsmateriaal gebruiken.
Krijgt u een boekenonderzoek? Zorg dan dat u direct kopieën van alle
identiteitsbewijzen van uw werknemers kunt laten zien. Als u al in de
bezwaarperiode zit, is dat namelijk te laat!
Een
buitenlandse werknemer in dienst
Voor
de volgende landen geldt vrij verkeer van werknemers: België, Cyprus,
Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittannië,
Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Noorwegen,
Oostenrijk, Portugal, Spanje, Zweden, Zwitserland. Om iemand van buiten de
Europese Economische Ruimte voor u te laten werken, hebt u een
tewerkstellingsvergunning nodig. Deze kunt u aanvragen bij het CWI. Dit geldt
ook voor vreemdelingen uit de Midden- en Oost-Europese landen Estland, Letland,
Litouwen, Polen, Hongarije, Tsjechië, Slowakije en Slovenië.
Voor
de identificatieplicht maakt de nationaliteit van de werknemer niets uit. De
regels zijn universeel: u moet iedereen naar het sofi-nummer en het
identiteitsbewijs vragen.
Als
de werknemer voor de eerste keer in dienst treedt bij een Nederlandse werkgever
kan het zijn dat hij nog geen Burgerservicenummer bezit. Hij kan dan via de
Belastingtelefoon een afspraak maken bij de Belastingdienst voor een aanvraag.
Tel 0800-0543.
Het
anoniementarief
Hoewel
de kans klein is, bestaat de mogelijkheid dat een werknemer (op principiële
gronden) geen identiteitsbewijs verstrekt. In dat geval moet u de
belastingplichtige indelen in het anoniementarief. U moet op het salaris een
loonheffing toepassen van 52%, ook al is de identiteit van de werknemer
voldoende bij u bekend. U mag geen rekening houden met de loonheffingskorting,
het maximumpremieloon bij de premie werkgeversverzekeringen en met de
maximumbijdrageloon bij de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Controle
van identiteitsbewijzen
Hoe
herkent u valse papieren en voorkomt u identiteitsfraude? Zorg dat u van een
nieuw personeelslid een identiteitsbewijs krijgt overhandigd, waar u vervolgens
ZELF een kopie of scan van kunt maken. Alleen een kopie is niet voldoende: zorg
dat u altijd het origineel te zien krijgt. Op het moment dat u de kopie maakt,
is het document tevens goed te controleren op echtheidskenmerken.
Let
op de volgende belangrijke aandachtspunten:
-
Correspondeert
de foto met degene die u het document heeft overhandigd?
-
Komen
geboortejaar, leeftijd, lengte en kleur ogen overeen?
-
Is
het document nog wel geldig?
-
Klopt
de handtekening (laat de werknemer zijn handtekening zetten)?
Verder
is het belangrijk dat u op de hoogte bent van een aantal echtheidskenmerken van
paspoorten en identiteitskaarten. Identiteitsdocumenten zijn voorzien van
allerlei druktechnische snufjes, zoals watermerken, optisch variabele kleuren,
piepkleine letters, vezeltjes en dergelijke. Veel van deze kenmerken staan op de
houderpagina van het document, de pagina met de persoonsgegevens. Let erop of
deze pagina intact is en niet beschadigd, zoals insnijdingen of lijmresten bij
of rond de foto. Mocht u twijfelen aan de echtheid, dan kunt u het beste - na
het maken van een kopie - contact opnemen met de politie.
Alsnog
anoniemtarief
Hoewel
u als werkgever geen vergaande onderzoeksplicht heeft, moet u wel uw best hebben
gedaan bij het controleren van de echtheidskenmerken. Als u niet in de lijn van
de WID heeft gehandeld, loopt u het risico op naheffingen. Op de betreffende
werknemer(s) moet dan alsnog het anoniementarief (52%) voor de loonheffing
worden toegepast en dit kan dus flink in de papieren gaan lopen.
Illegaal
personeel
Als
u iemand in dienst neemt via een uitzendbureau of detacheringsbureau hoeft u
zijn identiteit niet te controleren. Het bureau dat hem in dienst heeft genomen
is (in geval van illegaliteit) voor hem verantwoordelijk.
Illegalen
werken soms onder sofi-nummers van Nederlanders die zijn overleden of geëmigreerd
of onder dat van een zogenaamde koppelbaas. Deze koppelbaas is legaal in
Nederland en in het bezit van een geldige legitimatie en sofi-nummer. Hij sluit
als individu een contract met u af en laat vervolgens illegale arbeiders het
werk verrichten. Vooral in sectoren waar veel gebruik wordt gemaakt van
ongeschoolde arbeid komen dit soort fraudetoestanden voor.
Als
de Arbeidsinspectie u betrapt op illegale arbeid, krijgt u een procesverbaal
voor het plegen van een economisch delict van € 8000,-- per illegale
werknemer. Het eventuele financiële voordeel dat u heeft behaald door u
personeel bijvoorbeeld lagere lonen uit te betalen, moet u terugbetalen.
Pas
op voor boetes!
De
Belastingdienst controleert of u voldoet aan uw wettelijke verplichtingen inzake
de Wet op de identificatieplicht. Daarnaast controleert de Arbeidsinspectie
werkgevers op naleving van de Wet arbeid vreemdelingen. Deze wet verbiedt u
om personen die geen vrije toegang hebben tot de Nederlandse arbeidsmarkt te
laten werken zonder tewerkstellingsvergunning.
Als
u een controle krijgt, bent u verplicht om uw administratie te laten zien.
Heeft u deze niet op orde, dan bent u mogelijk in overtreding en loopt u het
risico op een boete. Ook kunnen uw medewerkers worden meegenomen naar het
politiebureau om hun identiteit te achterhalen. De niet-gewerkte uren krijgt u
niet vergoed.
Voor
meer informatie kunt u terecht bij a.p.scheltinga organisatieadvies &
managementondersteuning.
(Bron:
De Zaak, bijgewerkt januari 2007)
 
|
