|
Wat
is een managementsysteem?
In
een managementsysteem worden eisen van klanten, overheidsmaatregelen,
bedrijfsbeleid, procedures en werkinstructies overzichtelijk vastgelegd, en
uitgewerkt naar duidelijke afspraken voor betrokken functionarissen. Een goed
managementsysteem gaat dus verder dan alleen het beschrijven van de
aandachtspunten. Zo moet ook duidelijk zijn:
-
welke
verantwoordelijkheden functionarissen in de organisatie hebben,
-
wanneer
zaken geregeld moeten zijn,
-
hoe
het resultaat bewaakt moet worden.
Het
opzetten en onderhouden van zorgsystemen is meestal een complexe en tijdrovende
klus, waarbij veel informatie met anderen moet worden besproken (document
distributie). In de praktijk blijkt dat een managementsysteem nooit op zichzelf
staat, maar altijd onderdeel is van een groter geheel. De integratie van het
managementsysteem in de dagelijkse werkzaamheden maakt het mogelijk de meest
complexe systemen succesvol te laten functioneren.
Veelvoud van normen
In
Nederland (en daarbuiten) bestaat een
veelvoud aan normen waaruit vaak moeilijk te kiezen valt welke een toegevoegde
waarde kan betekenen voor uw organisatie. Daarnaast zullen de vele afkortingen u niet
genoeg zeggen. Daarom wordt per norm een korte heldere uitleg gegeven van de
inhoud.
a.p.scheltinga
organisatieadvies | managementondersteuning wordt vaak ingezet bij
ondersteunen van ondernemers bij het opzetten,
implementeren en onderhouden van diverse managementsystemen gebaseerd op deze normen (of
ze nu wel of niet gecertificeerd zijn).
Kwaliteitszorg
volgens ISO 9001
De
ISO 9001 norm behoeft eigenlijk geen introductie meer. Deze internationale norm
(officieel NEN-ISO 9001: 2008) geeft in 8 hoofdstukken diverse eisen weer
waaraan een kwaliteitsmanagementsysteem moet voldoen. Dit systeem is bedoeld
voor het beheersen van primaire en secundaire processen binnen een organisatie.
Daarnaast wordt deze gebruikt voor het continu kunnen verbeteren van processen
en de klantentevredenheid.
Kwaliteitszorg
volgens KZS
Deze
norm is op initiatief van de brancheorganisatie voor de schadeherstelbedrijven
FOCWA opgesteld in overleg met de opdrachtgevers (verzekerings-/leasemaatschappijen
en de ANWB als vertegenwoordiger van de individuele opdrachtgever) en
toeleveranciers (automobielbedrijven, automobielimporteurs en
autolakleveranciers). De norm is vastgesteld door het College van Deskundigen
KZS, waarin belanghebbende partijen op het gebied van autoschadeherstel zijn
vertegenwoordigd. De KZS norm is gebaseerd op de ISO 9001 norm
maar heeft een absoluut minimum aan verplichte procedures. Het zijn er niet meer
dan vier, te weten:
-
Het
melden, registreren en opvolgen van afwijkingen of veranderingen in het
bedrijfsproces;
-
Het
registreren en opvolgen van klachten;
-
Het
controleren en (preventief) onderhouden van technische installaties;
-
Het
uitvoeren van werkzaamheden die kritiek zijn voor de veiligheid,
bedrijfszekerheid en/of levensduur van het herstelde voertuig.
Voor
de andere normelementen moet de ondernemer bij de beoordeling kunnen aantonen
dat het systeem voldoet aan de normtekst.
De
KZS-norm is bedoeld om te worden gebruikt door autoschadeherstelbedrijven die
primair schades herstellen aan personenauto’s en/of bedrijfswagens (maximaal
3500 kg) in eigen bedrijf/organisatie. De in deze norm opgenomen eisen worden
gehanteerd bij de behandeling van een aanvraag, c.q. de instandhouding van een
certificaat voor schadeherstelbedrijven.
Kwaliteitszorg
volgens een BRL
De stichting KOMO heeft in de bouwsector verschillende BRL’s (beoordelingsrichtlijnen)
ontwikkeld. BRL’s geven extra eisen en/of richtlijnen om de kwaliteit en/of
veiligheid te borgen van zeer specifieke werkzaamheden/activiteiten.
BRL’s
worden als product- of als procesnorm ontwikkeld. De systeem-BRL’s zijn vaak
uitbreidingen van de ISO 9000 eisen zijn daarom gecombineerd te beoordelen en te
certificeren. Voorbeelden van BRL's zijn:
|
SBC-SL007
|
Is bestemd voor slopen.
|
|
SIKB 1000
|
Is bestemd om te worden
toegepast bij de bemonstering van grond- en bouwstoffen zoals bedoeld is
in het Bouwstoffenbesluit.
|
|
BRL 5050
|
Is bestemd voor Algemeen
Asbestverwijderen, waarbij het asbest verwijderd wordt dat aard- en
nagelvast verbonden is met bouwwerken en/of objecten.
|
|
BRL
9101
|
Is
bestemd voor de uitvoering van het toepassen van verkeersmaatregelen bij
werk in uitvoering.
|
|
SIKB
9308
|
Is
bestemd voor grond voor toepassing in werken.
|
|
BRL 9600
|
Is bestemd voor
Afbouwwerkzaamheden (voorheen BRL 2212, montage van systeemwanden en/of
systeemplafonds.)
|
Daarnaast zijn er bijvoorbeeld ook BRL's voor
installatiebedrijven, de certificering van zand en BSA-granulaten
etc.
Arbozorg
volgens de OHSAS
18001
De
OHSAS 18001 is een internationale norm, OHSAS staat voor ‘Occupational Health
and Safety Assessment Series’: vrij vertaald de vereisten voor het beheersen
van de Gezondheid en veiligheid op de werkplek. Het is een handleiding voor het
opzetten van een arbomanagementsysteem en is op alle soorten bedrijven van
toepassing.
Met
een arbomanagementsysteem kunt u opdrachtgevers, Arbeidsinspectie en anderen
aantonen dat de arbeidsomstandigheden in uw organisatie goed geregeld zijn, dat
risico’s geïnventariseerd en geëvalueerd worden en dat de medewerkers
aangezet zijn gericht te leren van ervaringen. De structuur van de OHSAS 18001
norm is identiek aan die van de ISO 9001:2000 en de ISO 14001, wat de integratie
van de verschillende standaarden in één systeem en het uitvoeren van
gecombineerde audits (het beoordelen van meerdere standaarden tegelijkertijd)
vergemakkelijkt.
Klik
hier om na te gaan of een organisatie OHSAS
18001-gecertificeerd is.
Veiligheidszorg
volgens de VCA
VCA
staat voor VGM Checklist
Aannemers.
Deze certificeerbare veiligheidschecklijst komt oorspronkelijk vanuit de
petrochemische industrie, waar vooral de grotere bedrijven bijzondere
veiligheidseisen stelden aan hun aannemers. Tegenwoordig is het ook toepasbaar
voor bedrijven uit andere branches, zoals bouwbedrijven, transportbedrijven met
veel verticaal transport, schoonmaakbedrijven, schildersbedrijven,
installatiebedrijven en grondverzetbedrijven. VCA is geen verplichting
in binnen de Arbo-wetgeving maar geeft wel een degelijke basis aan de
Arbo-wetgeving te voldoen. Daarnaast kan het systeem ook handvaten geven om
bijvoorbeeld te voldoen aan de Wet Verbetering Poortwachter.
Klik
hier om na te gaan of een organisatie
VCA-gecertificeerd is.
Veiligheidszorg
volgens de VCU
VCU
is een afkorting voor VGM Checklist Uitzend-
en detacheringsbureaus. Het VCU certificaat is bedoeld voor uitzend- en
detacheringsbureaus die personeel leveren aan bedrijven die werkzaamheden
uitvoeren met verhoogd risico (werkzaamheden in fabrieken, installaties en
werkplaatsen). Het certificaat is in eerste instantie bedoeld voor het uitzenden
van personeel naar: opdrachtgevers die VCA-certificaten opleggen en bedrijven
met een VCA certificaat.
Klik
hier
om na te gaan of een organisatie VCU-gecertificeerd is.
Milieuzorg
volgens ISO 14001
De essentie van deze
internationale norm is
dat bij elk ongewenst (neven)effect op de natuurlijke omgeving moet worden
overwogen om te komen tot een gedocumenteerd systeem dat in relatie tot bepaalde
doelstellingen systematisch de milieubelasting van een organisatie
vermindert.
In toenemende mate
worden bedrijven door overheid, bedrijfsleven en belangenorganisaties gevraagd
hun verantwoordelijkheid op het gebied van milieu zichtbaar te maken.
Het
invoeren van een milieuzorgsysteem is een uitstekende instrument om invulling te
geven aan bovenstaande verantwoordelijkheid. Certificatie ervan zorgt ervoor dat
uw organisatie op een onafhankelijke wijze wordt beoordeeld en waar mogelijk
wordt gestimuleerd om in de toekomst verdere verbeteringen aan het systeem door
te voeren.
Klik
hier om na te gaan of een organisatie NEN
14001-gecertificeerd is.
Milieuzorg
volgens EMAS
Naast
ISO 14001 kan ook gekozen worden voor de EMAS-Verordening (ECO Management and
Audit Scheme van de Europese Unie). Doel is om bedrijven te stimuleren een
Milieubeheerssysteem in te voeren en hun milieuprestaties voortdurend te
verbeteren. Hiertoe dient een organisatie rekening te houden met een aantal
zaken: het formuleren van milieubeleidsmaatregelen en een milieuprogramma, het
implementeren van een milieubeheerssysteem en het opstellen van een Milieu
Verklaring.
Voedselveiligheid
volgens HACCP
HACCP
staat voor Hazard Analysis Critical Control Points. HACCP is een
procesbeheersingsysteem gebaseerd op het onderkennen van kritische punten in het
productieproces en het beheersen ervan. In de praktijk betekent dit, dat ieder
bedrijf zijn productieproces kritisch moet bekijken en beschrijven. Hierbij
moeten de meest kritische punten in het proces worden opgespoord en voor de
kritische beheerspunten (CCP's) moeten beheersmaatregelen worden opgesteld.
Voedselveiligheid
volgens GMP+
Deze norm is met name
bedoeld voor levensmiddelenbedrijven die restproducten afzetten in de
diervoedersector. Om te kunnen leveren aan diervoederbedrijven en
grondstoffenhandelaren, dienen in Nederland gevestigde leveranciers van
voedermiddelen of grondstoffen minimaal te voldoen aan de voorwaarden van
GMP-Gelijkwaardigheid Leveranciers.
Aangezien deze
levensmiddelenbedrijven vaak al in het bezit zijn van het ISO- en/of HACCP-
certificaat heeft het Productschap Diervoeder de GMP-Gelijkwaardigheid
Leveranciers standaard zoveel mogelijk laten aansluiten op deze
kwaliteitssystemen. De GMP-Gelijkwaardigheid Leveranciers bevat naast alle
relevante onderdelen van de ISO 9001 standaard en HACCP, enkele specifieke
(relevante) GMP-beheersmaatregelen.
Alle bedrijven die
GMP-Gelijkwaardig zijn, worden op een openbare lijst geplaatst. Deze bedrijven
zijn dan gerechtigd om voedermiddelen in de diervoedersector af te zetten.
Voordat bedrijven op deze lijst geplaatst worden, dient een verificatie door de
certificerende instelling te hebben plaatsgevonden.
Voedselveiligheid volgens
BRC 3
De British Retail Consortium (BRC
3)
is een inspectieprotocol gebruikt door Britse retailers en omvat eisen waaraan
leveranciers moeten voldoen. De BRC vereist dat een kwaliteitssysteem aanwezig
is, dat HACCP toegepast wordt en dat de omgeving, product, proces en personeel
in dit systeem opgenomen zijn (Goede Hygiëne Praktijk vereisten).
Het
BRC-schema bestaat uit een inspection protocol en een technical standard. Het
inspection protocol is bedoeld voor inspecterende instellingen. De technical
standard, een uitgebreide checklist, is waar het voor leveranciers van
levensmiddelen om draait.
Voedselveiligheid
volgens de hygiënecode voor de transportsector
TLN, Koninklijk Nederlands Vervoer (KNV) en
verladersorganisatie EVO hebben samen deze code ontwikkeld. De hygiënecode, die
is goedgekeurd door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, is een
handleiding, gebaseerd op de HACCP-principes. De kern van deze hygiënecode
bestaat uit eisen aan persoonlijke hygiëne en de reiniging en desinfectie van
voertuigen en hulpmiddelen en temperatuurvoorschriften. Door deze code moet
voedselveiligheid in de transportbranche op eenvoudige en adequate wijze
opgepakt kunnen worden.
Als
een transporteur aan de eisen van de hygiënecode voldoet, dan kan de vervoerder
het certificaat 'Voedselveiligheidszorg' aanvragen. Met dit certificaat kunnen vervoerders duidelijk
aan opdrachtgevers laten zien dat aan de voorwaarden is voldaan. Opdrachtgevers
vragen steeds meer naar waarborging van voedselveiligheid door een certificaat.
"De opdrachtgever wil weten dat men voedselveilig aan het vervoeren bent. Ze
willen weten dat er op de juiste manier met de levensmiddelen wordt omgegaan,
inclusief borging." Zo is er volgens hem steeds meer aandacht voor de
registratie van de temperatuur tijdens het transport en de opslag van
levensmiddelen.
Met
het certificaat wil de transportsector vooral tegemoet komen aan eisen en wensen
van producenten, grootwinkelbedrijven en detailhandelaren in de
levensmiddelensector. Vervoerders kunnen zich daarmee op eenvoudige en goedkope
wijze presenteren naar een opdrachtgever.
Integratie
en onderhoud
Om
aan bovenstaande normen te kunnen voldoen, verdient het de aanbeveling een
effectief managementsysteem te hebben geïmplementeerd volgens de ISO 9001:
2000 normering. Vervolgens kunnen hier de betreffende norm(en) eenvoudig in
opgenomen worden: beter voor het overzicht, de werkbaarheid en de
beheersbaarheid.
Middels het “onderhouden” van managementsystemen blijft het
effectief en renderend! Onder onderhoud wordt veelal verstaan: het toetsen van
de werkbaarheid en operationaliteit van het managementsysteem middels interne auditting, het optimaliseren van het
systeem middels motiveren van de gebruikers en het aanpassen van
systeemelementen en natuurlijk het bewaken van actiepunten, doelstellingen en
prestaties. Natuurlijk geheel naar uw wens!
Certificering
en garantie
Bijna
alle genoemde normeringen kunnen gecertificeerd worden door onafhankelijke
certificerende instellingen die onder toezicht staan van de Raad van
Accreditatie (RvA) welke weer door het Ministerie van Economische zaken is
aangewezen. Certificering brengt extra kosten met zich mee. Voor u is het te
bekijken waard of certificering strikt noodzakelijk is. U kunt natuurlijk een
managementsysteem hebben en onderhouden zonder certificaat. Uw keuze van instelling hangt
af van de branche waarin u werkzaam bent en de toegevoegde waarde die de
instelling levert. In ieder geval krijgt u bij a.p.scheltinga
organisatieadvies | managementondersteuning altijd een certificeringgarantie!
Certificerende instellingen die onder toezicht staan van een eigen
of een andere “raad van toezicht” hebben weinig tot geen toegevoegde waarde
voor uw organisatie. Certificaten afgegeven door deze instellingen worden niet
erkend door bijvoorbeeld Rijkswaterstaat. Indien certificaten geëist worden,
doet u automatisch niet mee in een aanbesteding! a.p.scheltinga
organisatieadvies | managementondersteuning is onafhankelijk
van alle gerenommeerde certificatie-instellingen.
Daarnaast wordt a.p.scheltinga
organisatieadvies | managementondersteuning regelmatig ingeschakeld door
certificerende instanties als (lead-)auditor voor VCA*, VCA** en ISO
9001-certificeringen. Minimale eis hiervoor zijn de verplichte kwalificaties
"Veiligheidskundige" en/of "Lead-auditor." Deze werkervaring geeft een
extra dimensie aan het opzetten, implementeren en onderhouden van uw
managementsysteem.
 
|
