|
Optimaliseren van
bedrijfsprocessen
Er kunnen tal van redenen zijn om de organisatie
te willen veranderen en verbeteren. a.p.scheltinga
organisatieadvies | managementondersteuning kiest ervoor deze verandering
aan te pakken door de inrichting van bedrijfsprocessen te herzien. Deze keuze is
gemaakt omdat verandering van bedrijfsprocessen:
-
eenvoudig
en snel te realiseren is;
-
niet
als bedreigend wordt ervaren;
-
een
direct meetbaar resultaat en een groot uitstralingseffect heeft,
-
en
vooral omdat de acties die gericht zijn op cultuurverandering gedragen
dienen te worden door mensen die er straks mee moeten werken en
-
bedrijfsprocessen
zichtbaar, concreet en tastbaar zijn.
Om
vooraf vastgestelde en meetbare resultaten te kunnen bereiken, wordt bij de
optimalisering van bedrijfsprocessen aandacht gegeven aan:
-
de
diensten/producten en een modulaire opbouw daarvan;
-
de
integrale werkprocessen inclusief productiebesturing;
-
de
structuur waarin personen/afdelingen met elkaar samenwerken;
-
de
vereiste kwaliteit en kwantiteit van mensen en middelen.
Samenwerken
aan veranderen. Om acceptatie te verkrijgen, maar ook omdat in alle geledingen
van de organisatie onmisbare kennis beschikbaar is. En die moet benut worden.
Strategische
bedrijfsvoering middels TQM en INK
Voor veel
bedrijven die al een aantal jaren aan kwaliteitsverbetering volgens ISO 9001:
2000 hebben gewerkt, is het INK-zelfevaluatiemodel de volgende stap op weg naar
Totale Kwaliteit.
Dit "INK-zelfevaluatiemodel" is
afgeleid van het EFQM-model van de European Foundation for Quality Management.
Het INK-zelfevaluatiemodel vormt een leidraad voor het bepalen van huidige en
gewenste kwaliteitsniveaus van een organisatie aan de hand van vooraf
vastgestelde criteria.
Het INK-zelfevaluatiemodel definieert een aantal
deel-aspecten met bijbehorende ontwikkelfases voor elk van de 9
Aandachtsgebieden, onderverdeeld in 5 organisatiegebieden en 4
resultaatgebieden. Het 10e gebied geeft aan dat we aan de hand van de resultaten
leren en zonodig verbeteren.
Aan
de hand hiervan kan elke organisatie een kwaliteitsmeting (Positiebepaling of
Zelfevaluatie) uitvoeren, door voor elk deelaspect uit een van de bijbehorende
ontwikkelfases te kiezen. Het is een uitstekend instrument om de planning- en
controlcyclus verder te professionaliseren. Strategische
bedrijfsvoering middels EFQM
De
European Foundation for Quality Management, kortweg EFQM, werd in 1988
opgericht door 14 grote Europese bedrijven. Zij stelden zich tot doel om een
voortdurende uitmuntendheid te bereiken in de Europese economie en ze streefden
naar een wereld waarin de Europese organisaties overal erkend worden als
excellent. Momenteel telt het EFQM meer dan 1000 leden uit de meeste Europese
landen en bijna alle geledingen van de samenleving.
Het EFQM-Excellence model kan gezien worden als
een raamwerk om de vooruitgang in excellentie te meten. Excellentie of
uitmuntendheid wordt door het EFQM-Excellence model gedefinieerd als het
voortreffelijk beheren van de organisatie en daarbij resultaten boeken.
Het
model preciseert verder als een grondbeginsel dat excellente resultaten
betrekking moeten hebben op (financiële) prestaties, klanten, medewerkers en de
samenleving. Bovendien zijn deze resultaten volgens het model het gevolg van
leiderschap dat het beleid en de strategie stuurt, medewerkers begeleidt,
partnerschappen afsluit en middelen en processen beheert.
Het model is onderverdeeld in 9 criteria. Elk
criterium is verder opgesplitst in verschillende subcriteria die telkens meer in
detail een bepaald deelaspect behandelen. De 9 criteria luiden als volgt:
|
1. Leiderschap
|
2. Beleid en strategie
|
3. Medewerkers
|
|
4. Middelen
|
5. Processen
|
6. Klantenresultaten
|
|
7. Medewerkersresultaten
|
8. Samenlevingsresultaten
|
9.
Sleutelprestatieresultaten
|
De eerste 5 criteria vormen de basis om
excellente resultaten te bereiken. Daarom worden ze samen de basisvereisten
genoemd. De
laatste 4 criteria behandelen de resultaten die het gevolg zijn van de
basisvereisten. Zij worden de resultaatscriteria genoemd.
Betere
prestaties door toepassing van de Balanced Scorecard
Zowel profit– als non-profit organisaties
dienen zich te profileren met verbeterde dienstverlening, kosten te verlagen en
flexibel op de markt te reageren. Echter binnen veel bedrijven is de
managementrapportage eenzijdig. Er wordt slechts gekeken naar de financiële
maatstaven en niet naar niet-financiële prestaties. Dit is een eenzijdige, niet
op de toekomst gerichte benadering en is niet gerelateerd aan strategische
doelstellingen. De Balanced Score Card (BSC) - een eenvoudig en logisch sturings–
en beheersingselement— gaat uit van 4 criteria die de prestaties van een
organisatie meten vanuit vier verschillende perspectieven, t.w. Het financieel,
intern, klant– en innovatie– c.q. leerperspectief. Het uitgangspunt is het
vaststellen van doelen en het meten van prestaties, waarna zonodig bijsturing
kan plaatsvinden.
De BSC kan gebruikt worden om:
|
De
strategie te vertalen naar operationele doelstellingen in jaarplannen en
activiteitenplannen;
|
|
Invulling
te geven aan de interne rapportages van de organisatie;
|
|
Discrepanties
tussen doelen en resultaten tegen te gaan.
|
Coaching
Coaching moet
van praktische aard zijn en geheel zijn afgestemd op de organisatie. Onder
coaching wordt in dit perspectief het volgende verstaan: het begeleiden van de
ontwikkeling van de ondernemer en daarmee ook indirect van de ontwikkeling van
de onderneming. Middels deze begeleiding zal de ontwikkeling van ondernemer en
onderneming zoveel mogelijk parallel lopen waardoor problemen worden voorkomen.
De intensiteit van deze begeleiding hangt af van de groei- of ontwikkelingsfase
waarin de betreffende onderneming zich verkeerd. Deze fasen zijn:
-
het creëren
van bestaansopbouw;
-
het
overleven;
-
succes en
doorgroeien of succes en consolideren;
-
de
expansie;
-
de
optimale verhoudingen.
Met
uiteindelijke doel het creëren van optimale verhoudingen in de organisatie:
uitgekristalliseerde organisatiestructuur, hoge mate van formalisering,
mogelijkheid tot het aantrekken van deskundig personeel op alle niveaus en
natuurlijk bevredigende resultaten.
Interim
management
Dit
onderdeel is nog in ontwikkeling en wordt aangevuld. Excuses
hiervoor.
 
|
